Quando pensamos em organizar um evento, o que vem a cabeça é quanto irei gastar e de quais formas.
Passaremos algumas dicas que podem facilitar seus cálculos no momento de contratar ou comprar algo.
Convidados sem o RSVP
- Faça uma lista de todas as pessoas possíveis e junte com as demais se tiver.
- Depois transforme em uma lista única.
- Verifiquem dessa listagem geral, quais pessoas tem chance de ir ao evento
- O valor encontrado de todas essas pessoas possíveis de irem ao evento multiplique por dois.
- O resultado dessa multiplicação é quantidade esperada ao seu evento.
Exemplo:
A listagem completa tem 250, sendo que a probabilidade da lista comparecer, pelos seus conhecimentos dos convidados são 150 pessoas.
Faça 150 x 2 = 300 pessoas
RSVP Receptivo
- Faça uma lista de todos os convidados
- Coloque uma data final para que seus convidados entrem em contato e informe a importância da confirmação.
- Em geral o RSVP Receptivo deve ser feito com uma folga de 10 dias antes do evento.
- O resultado final do RSVP Receptivo tire mais 10% a 20% da quantidade final encontrada, pois esse será a quantidade aproxima de convidados presentes.
Obs.: Vale ressaltar que nossa cultura Brasileira não tem costume de confirmar, então nem sempre o valor informado é seguro.
RSVP Ativo
- Faça uma lista de todos os convidados
- Coloque nome, quantidade e telefones para que a empresa possa entrar em contato com seus convidados.
- Após todos os contatos feitos da listagem, encontramos um valor e tire 10% a 15% desses confirmados
- Essa é a forma de saber o numero dos seus convidados com 95% de acerto.
Obs.: Essa porcentagem de perda do RSVP varia de acordo com as épocas do ano. Sendo esses números para menos ou iguais.
Bebidas alcoólicas
Apesar com a lei seca em nosso país, sabemos que nossa cultura gosta de uma boa cerveja, vinhos e uísque em eventos,
Então o cálculo de bebidas não teve mudanças, pois muitos eventos contratam empresas para levarem seus convidados e tem pessoas que não bebem nada alcoólicos no mesmo carro, que levaram os que bebem e assim por diante.
Se no seu evento for servir:
- Um único tipo de bebida alcoólica, veja as quantidades necessárias:
Uísque – 1 litro para 10 pessoas
Cerveja/Chope – 2 garrafas por pessoa ou 1 litro a 1 litro e meio mais ou menos por pessoa.
Vinho branco, Lambrusco, Champanhe e Prosseco – Meia garrafa por pessoa
- Todos os tipos de bebidas alcoólicos vejam as quantidades necessárias:
Uísque – 1 litro para 15 pessoas
Cerveja/Chope – 1 garrafa por pessoa
Vinho Tinto – ¼ de garrafa por pessoa
Vinho Branco – Meia garrafa por pessoa (champanhe, processo e lambrusco).
Refrigerante e Águas – Meio litro por pessoa.
Garçons
Se seu evento for servir a moda:
Americano – 1 garçom para 16 pessoas
Franco-Americano, Inglês e Francês – 1 garçom para 12 pessoas.
Esses são os cálculos básicos para seu evento.
Fonte: Forever Eventos
